Enviar e-mail com anexo é sempre um problema. Se o destinatário tiver uma conexão lenta e receber suas mensagens em algum cliente como o Outlook ou o Thunderbird então, a coisa se complica. E estou falando de um anexo de 4 ou 5mb, agora imagina enviar um anexo de 50mb. Certamente a pessoa que recebeu o e-mail irá colocá-lo numa “lista negra” de pessoas que gostam de atrapalhar a vida dos outros.

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Se você ainda não usufrui das vantagens do Gmail, pode ser por um motivo simples: seus endereços de e-mail já são conhecidos e não gostaria de mudá-los no momento. Se esse for o caso, o Gmail pode funcionar como um gerenciador de suas contas de e-mail (sem precisar mudar seus e-mails), e você poderá usufruir do grande armazenamento e ferramentas do Gmail sem alterar suas contas de e-mail atuais (extremamente útil para quem tem domínio próprio mas com pouca capacidade de armazenamento para e-mails).

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A - Gerenciamento adequado das contas

Erro 1: usar apenas uma conta de e-mail

Muitas pessoas pensam no e-mail como seu endereço de casa: um endereço, um e-mail. A verdade é que o e-mail deve ser como o molho de chaves: cada uma tem sua função. Uma boa dica para o usuário é ter no mínimo três contas: uma somente para o trabalho, uma pessoal e outra para uso genérico e comportamento “perigoso”. Isso quer dizer que todas as listas de discussão vão para esta última conta, assim como este endereço é o que você vai usar para posts em blogs e formulários online. Esta conta genérica deve ser substituída a cada seis meses, mais ou menos, já que a esta altura vai estar entupida de spam.

Erro 2: guardar contas carregadas de spam por muito tempo

É um fato certo que contas de e-mail vão começar a acumular spam depois de algum tempo. Quando acontecer, jogue fora e recomece do zero. Filtrar muito spam dá trabalho demais e desperdiça tempo precioso.

Erro 3: não fechar o navegador depois de deslogar

Quando você usa seu e-mail a partir de um local público, você precisa não só deslogar da sua conta, mas também fechar a janela do navegador. Alguns serviços de e-mail apresentam o seu usuário mesmo depois de deslogar.

Erro 4: esquecer de apagar cache, histórico e senhas do navegador

Depois de utilizar um terminal público, é importante que você se lembre de apagar o cache, o histórico e as senhas do navegador. A maioria dos navegadores mantém por padrão um histórico de todas as páginas visitadas, além de senhas e dados pessoais.

Erro 5: utilizar contas de e-mail inseguras para enviar dados importantes

Grandes empresas gastam grandes somas de dinheiro para certificar-se de que suas redes e contas de e-mail estejam seguras. Nunca utiliza e-mail pessoal ou seu computador de casa para enviar dados importantes, que devem ser passados por uma rede protegida.

Erro 6: esquecer que existe o telefone

O e-mail nunca vai ser a prova de falhas. Portanto se você não precisa de um registro por escrito ou está falando pro outro lado do mundo, talvez um telefonema seja a forma mais segura de passar informação.

B - Cuidados na hora de enviar mensagens

Erro 7: não utilizar a opção Cópia Carbono Oculta (CCO)

Quando você coloca o endereço de alguém no campo CCO nenhum dos outros destinatários verão que esta mensagem também foi para ela. Utilizando esta opção você estará protegendo os endereços das pessoas de spammers.

Erro 8: utilizar sempre o “responder para todos”

Ao utilizar o campo “responder para todos”, sua mensagem pode acabar parando na caixa postal de muita gente que nada tem a ver com o assunto. Por exemplo, uma amiga lhe manda um e-mail confidencial sobre suas brigas com o namorado. Em vez de responder este e-mail,
você por engano aperta no “responder a todos” do e-mail anterior que ela havia mandado para 23 pessoas e você está encrencado.

Erro 9: repassar e-mail

Repassar e-mail é uma forma rápida de repassar informações. Mas ao repassar uma mensagem, todos os e-mails para os quais a mensagem inicial foi enviada vão no corpo da mensagem atual. Se a mensagem cair na mão de um spammer, o estrago está feito. Faça backups e mantenha registros.

Erro 10: deixar de fazer backup de seus e-mails

E-mails não são apenas para conversar, mas também para fazer contratos e gerenciar transações financeiras, além de decisões profissionais. É importante sempre fazer cópias das suas caixas de e-mail, para o caso de acontecer qualquer problema inexplicável no seu programa e ele perder todos os seus dados. O Gmail, programa de email do Google, por exemplo, perdeu os dados de alguns usuários em dezembro de 2006 por causa de uma pane.

Erro 11: acesso móvel: apagar mensagens online

O acesso móvel ao e-mail, através do celular e Blackberry, revolucionou a forma de pensar. As mensagens não estão mais atreladas ao PC. Mas tem que se ter cuidado ao ler as mensagens, pois depois de baixar o e-mail para o Blackberry, ele foi excluído do servidor e não pode mais ser baixado em casa ou no trabalho. Caso queira baixar as mensagens posteriormente em um computador, certifique-se que o seu dispositivo móvel esteja configurado para não apagar as mensagens online.

Erro 12: pensar que um e-mail apagado sumiu para sempre

Não é só apagar o e-mail da caixa de entrada do destinatário e da caixa de saída do remetente para fazê-lo sumir. Algumas mensagens ficam armazenadas em arquivos de backup nos servidores por diversos anos e podem ser recuperados por profissionais. Então, ao escrever um e-mail, sempre pense que ele será um documento permanente.

C - Saiba evitar e-mails fraudulentos

Erro 13: acreditar que você ganhou na loteria e outras “novidades”

Spammers utilizam uma grande variedade de títulos para convencer as pessoas a abrirem o e-mail cheio de vírus e outros elementos maléficos. Então preste atenção: você não ganhou na loteria, não é
herdeiro de um rei nigeriano, não precisa confirmar dados do imposto de renda nem descobrir quanto está devendo no sistema financeiro - pelo menos não via e-mail não-solicitado. Preste atenção a esses e outros golpes online.

Erro 14: não reconhecer ataques phishing no conteúdo do e-mail

A melhor forma de manter-se livre de ataques de phishing é identificar o golpe na leitura do e-mail. Neste tipo de golpe, o usuário é enganado para entregar seus dados aos criminosos. Tenha cuidado e preste atenção nos detalhes. Um logo distorcido mensagens requisitando dados imediatos ou ameaçando processar o usuário, e-mails vindos de domínios diferentes do da empresa, são todos indícios
de um e-mail de phishing.

Erro 15: enviar dados pessoais e financeiros por e-mail

Bancos e lojas têm, praticamente sem exceção, uma conexão segura onde é possível colocar dados pessoais e financeiros. Isto é feito porque é sabido que o grau de segurança do e-mail é muito baixo. Portanto, nunca envie qualquer tipo de informação sigilosa por e-mail - e fique
seguro de que seu banco não vai lhe pedir para fazer isso. Na dúvida, consulte o banco via telefone ou o site da instituição.

Erro 16: parar de assinar boletins que você nunca assinou

Uma técnica comum usada por spammers é a de criar boletins de notícias falsos, que trazem um link para se cancelar o envio. Os usuários que desejam se descadastrar (sendo que, na verdade, nunca se cadastraram para receber a mensagem) clicam no link e passam, a partir daí, a receber toneladas de spam. Se você não se lembra de ter assinado um boletim, simplesmente classifique-o como spam. É uma solução melhor do que se arriscar a ter um cavalo-de-tróia (programa que cria uma porta aberta a hackers no PC) instalado na sua máquina.

D - Evite softwares perigosos

Erro 17: confiar em e-mails assinados por amigos

A maioria dos usuários tem muito cuidado ao ver e-mails de quem não conhece. Mas quando um amigo envia o e-mail, toda a preocupação é esquecida. Mas a verdade é que a possibilidade desta mensagem assinada pelo amigo conter vírus é a mesma do que de qualquer outra. Pessoas que têm programas maléficos (malware) instalados em sua máquina enviam e-mails com vírus sem nem saber disso. Portanto, é muito importante manter um programa de antivírus atualizado em seu computador - e não confiar nem em emails assinados por alguém que você conhece.

Erro 18: apagar spam ao invés de classificá-lo como tal

Classificar um e-mail como spam faz com que o programa de e-mail passe a reconhecer aquele tipo de mensagem como “lixo”. Simplesmente apagar a mensagem não faz com que o remetente seja barrado, e você continuaria vítima dos seus ataques.

Erro 19: desabilitar o filtro de spam

Usuários novos normalmente não têm muito spam e por isso não dão valor ao filtro de spam. Como o filtro não é perfeito, o inconveniente de ter que olhar na caixa de spam por mensagens
classificadas erroneamente faz com que muitos desativem a opção por completo. Entretanto, quando mais antiga a conta, mais spam ela receberá, e sem um filtro, a conta ficará muito difícil de ser administrada e mais complicado será treinar o filtro. Quanto mais cedo o filtro for treinado, maior será a vida útil da conta.

Erro 20: deixar de passar antivírus em todos os arquivos anexos

Nove em cada dez vírus que infectam computadores vêm por e-mail. Por isso, é importante sempre passar antivírus em todos os e-mails que chegam em sua caixa. Muitos provedores, como o Terra, mantêm serviços de antivírus pela web, onde todas as mensagens são verificadas automaticamente, aumentando a segurança.

E - Mantenha os hackers longe

Erro 21: compartilhar dados com outros

Todos já o fizeram. Precisamos de um dado urgente do e-mail e telefonamos e pedimos para alguém logar na conta dando usuário e senha. Claro que se confia nesta pessoa, mas mesmo assim, a conta não é mais tão segura quanto antes. O problema é que talvez seu amigo não
utilize as mesmas medidas de segurança que você. Ele pode utilizar uma rede insegura ou até ter vírus em seu computador.

Erro 22: usar senhas fáceis de adivinhar

Hackers utilizam programas que pegam nomes comuns e compilam possibilidades de usuário. Quando alguém recebe spam, o hacker recebe uma mensagem dizendo que aquele e-mail é válido. A partir daí ele roda um programa com um dicionário que vai tentando palavras comuns
da língua. Por isto uma boa senha é a que tem no mínimo oito caracteres e intercala maiúsculas, minúsculas e números, sem sentido algum.

Erro 23: deixar de encriptar (codificar) e-mails importantes

Não importa quantas medidas você tome para estar seguro online, você deve sempre assumir que alguém pode estar acessando seus dados. Desta forma é importante encriptar (codificar) suas mensagens mais importantes para evitar que leiam seus e-mails. Programas de encriptação, como o PGP, estão disponíveis na web.

Erro 24: utilizar uma rede sem fio sem encriptação

Um dos pontos mais vulneráveis no caminho do e-mail é a distância entre o laptop e o ponto de acesso sem fio. Por isso é importante manter uma encriptação com padrão WPA2. O processo é simples e rápido, mesmo para o usuário mais novato.

Erro 25: deixar de utilizar assinaturas digitais

A lei agora reconhece o e-mail como uma importante forma de comunicação. Uma forma de combater a falsificação de e-mail é através de uma assinatura digital ao redigir uma mensagem importante. Uma assinatura ajuda a provar de quem e de onde o e-mail vem e que a mensagem não foi alterada no meio do caminho.

Fonte: IT Security

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Quando escrevi um post fazendo uma pequena comparação entre o Gmail e o Outlook, citei algumas funcionalidades que precisaria ter para trocar o Outlook pelo Gmail, uma delas é a assinatura de e-mail (um texto no final do e-mail, padronizado como nome completo, telefone), principalmente para uso interno no trabalho. O  Gmail tem essa funcionalidade e dá a possibilidade de você criar uma assinatura automática para todos os seus e-mails, e hoje vou ensinar uma forma rápida de fazer essa assinatura.

Abra o seu Gmail, clique em Configurações - Na barra Geral você encontrará o item Assinatura, se você não usa assinaturas estará marcada a caixa assinatura, então marque a opção de baixo e digite sua assinatura (o texto que você gostaria que aparecesse em todas as mensagens enviadas pelo Gmail, inclusive as respostas) e agora clique em salvar configurações e faça um teste clicando em escrever e-mail, você verá que sua assinatura estará aparecendo no final do e-mail.

E você, conhece alguma funcionalidade simples, mas interessante do Gmail?

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Essa dica tomará como base o Hotmail, mas a idéia é basicamente a mesma para todos os gerenciadores de e-mail. Você está querendo abandonar sua conta do Hotmail e ficar definitivamente no Gmail mas não quer deixar aqueles milhares de contatos para trás? Simples, basta exportar seus contatos do Hotmail e depois importá-los para o Gmail, num processo relativamente simples e rápido.

Primeiro entre em sua conta do Hotmail, vá em Contatos - Opções - Exportar Contatos. Clique em exportar contatos e salve o arquivo .csv em seu desktop. Segundo, vá a sua conta do Gmail em Contatos - embaixo tem três opções importar, exportar, imprimir, escolha importar - abrirá uma caixa de seleção, mostre para o Gmail onde está seu arquivo .csv em seu Desktop e clique em abrir, ele lhe dará um relatório de contatos duplicados e fora do formato necessário aceite e pronto, seus contatos estão importados.

Um detalhe, só pode ser importando 3.000 contatos por arquivo, se tiver mais que isso você terá que gerar mais de um arquivo na exportação do Hotmail.

E você, conhece alguma dica legal do Gmail?

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Um plugin muito interessante que encontrei para o Gmail foi o Webmail Notifier. Ele resolveu meu último problema após migrar do Outlook para o Gmail, a necessidade de ser avisado quando novas mensagens chegam em minha caixa de entrada.

Para instalar o Webmail Notifier, basta clicar em Ferramentas (estou utilizando o Firefox, é claro) - Complementos e digitar na caixa de busca Webmail. Assim que encontrar clique em Adicionar ao Firefox, conforme a tela abaixo (estou utilizando o Ubuntu 8.04 mas o procedimento para a família Windows é idêntico.

Após adicionar aparecerá outra tela e peça para Instalar Agora, quando terminar a instalação pedirá para reiniciar o Firefox, agora vamos configurar seus e-mails. Ao reiniciar o Firefox, o Webmail aparecerá no lado inferior direito, próximo de onde se localiza o relógio do Windows (para quem está utilizando Windows, é claro!), clique com o botão direito do mouse e escolha configurações, escolha o provedor (no caso o Gmail, mas pode ser outros também como Hotmail e Yahoo), digite o nome de usuário (ex. teste@gmail.com, digite apenas teste), a senha do e-mail. Na aba Geral selecione Novos E-mails, assinale Mostrar notificações e Tocar um som. Agora basta esperar alguns segundos e ele verificará sua conta, se houver algum e-mail ele alertará e tocará um som, basta clicar em cima da cartinha e seu e-mail abrirá sem necessidade de digitar uma senha.

Uma dica: se você possui um e-mail em um provedor que não está no Webmail, basta importá-la para o Gmail e depois baixar da maneira que ensinamos. E você, conhece alguma dica interessante com o Gmail ou com o Firefox?

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O Google está convidando os usuários do Gmail para testar novos recursos, para acessar e conhecer esses recursos, basta entrar em sua conta e mudar o idioma para inglês e aparecerá em Settings o tópico Labs, clique nele e escolha qual recurso quer testar, tem um total de 13.

Os recursos mais utilizados se tornarão padrão para todos os usuários, os que não forem utilizados serão descartados. Essa é uma maneira bem democrática que o Google tem para definir o que será implementado e o que não será. Você ainda pode sugerir um recurso que gostaria de ver no Gmail no futuro, basta clicar aqui e preencher os dados solicitados.

Ultimamente o Gmail tem apresentado uma lentidão para abrir a caixa de entrada, pesquisei no Google e achei quase nada que pudesse dar uma luz para essa situação, mas acabei chegando ao Gmail Blog onde achei esse post que fala sobre essa lentidão, eles falam que já fizeram várias alterações mais ainda continua abaixo do que eles consideram ideal para o serviço, e que eles continuarão trabalhando até solucionar todos os problemas de lentidão que estão sendo relatados para os usuários.

Uma das recomendações do blog é, no caso de conexão lenta, optar pela página em html puro, o que tornaria mais rápido a utilização do gerenciador de e-mails.

É uma questão a se discutir e aguardar com muita atenção, pois o Gmail centraliza não somente todas as minhas caixas de mensagem, mas de milhares de outras pessoas, e é um fato a se preocupar, pois o limite de espaço vai só aumentando, e até quando o Google conseguirá manter esse serviço realmente competitivo? Espero que por muito tempo ainda.

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Utilizo o Outlook no trabalho, para não ficar defasado no tocante ao e-mails corporativos que recebo durante o expediente, mas meu objetivo é ter na internet a facilidade que o Outlook me proporciona no trabalho, como mensagens selecionadas automaticamente por assunto ou remetente, aviso de chegada de mensagens, lembrete de compromissos, entre outras funcionalidades que não encontrava em aplicativos de e-mail na internet. Os motivos da migração para a internet são: liberdade dos e-mails na internet (posso acessar de qualquer computador com acesso a internet) aliada a funcionalidade de um aplicativo instalado no computador (rapidez, confiança, funcionalidades, facilidade de uso).

O Gmail, hoje, possui 6.7 Gb de armazenamento gratuito e várias funcionalidades que estão atraindo um número cada vez maior de pessoas. Utilizo o Gmail há algum tempo, mas continuava com o Outlook devido há alguns dos fatores citados acima, principalmente relacionados ao trabalho, mas essa semana, depois de precisar reler um e-mail em casa, que estava no computador do trabalho, cheguei a conclusão de que para minha atuação situação (casa, trabalho, faculdade) o Outlook não era mais suficientemente eficiente.

Sai o Outlook, entra o Gmail

O primeiro passo foi começar a receber meus e-mails do trabalho no Gmail, para isso entrei em Configurações - Contas - Adicionar outro endereço de e-mail - digitei meu endereço de e-mail e avançar. O próximo passo foi clicar em enviar confirmação de e-mail. Nesse passo o Gmail envia um e-mail para o e-mail que digitamos, ai basta você abrir o endereço e clicar no link de confirmação e pronto, seus e-mails direcionados para esse e-mail irão para sua super caixa de e-mail do Gmail. Foi o que fiz. Ao retornar para a tela anterior, procure “Quando eu receber uma mensagem enviada para um de meus endereços:” e selecione “Responda pelo mesmo endereço em que a mensagem foi recebida”, assim quando responder uma mensagem do trabalho, ela será enviada utilizando o e-mail do trabalho, perfeito.

Organize suas mensagens

Eu gostaria de organizar minhas mensagens por categorias (notícias, amigos, trabalho, faculdade, blog do Gustavo), recurso chamado de marcador no Gmail. Eu posso ter uma mensagem em vários marcadores ao mesmo tempo, lembrando as categorias ou tags dos blogs.

Para criar um marcador, você deve selecionar uma mensagem e depois clicar em Mais ações - novo marcador, dê um nome ao marcador (ex. Notícias) e Ok. Pronto sua mensagem está na categoria notícias e quando quiser vê-la novamente basta clicar no marcador notícias e ela aparecerá juntamente com as outras que colocou nessa categoria.

Você ainda pode personalizar o marcador com uma cor, em Marcadores clique na seta do lado direito e escolha uma cor. Se quiser fazer mais alterações ou criar novos marcadores, vá em Configurações - Marcadores e personalize a vontade.

No próximo post estarei falando sobre o Gmail e o Firefox, em como estou utilizando um complemento para ser avisado quando chega algum e-mail, esse complemento ainda pode ser utilizado para o hotmail e o Yahoo.
E você, conhece alguma dica para o Gmail?

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Tive contato com o termo “envie um e-mail para o futuro” há exatos três meses. Não me lembro bem, mas acho que recebi um e-mail de um amigo me indicando o site, sugerindo que seria um bom tema para um post no blog, na época entrei no site e enviei um e-mail para mim e esperei que chegasse, se chegasse eu escreveria o post. O tempo passou e hoje, para minha surpresa, recebi o e-mail enviado. Pena que não fui nada original no texto do e-mail, poderia ter escrito o que estava fazendo no momento em que enviava o e-mail, ou ter relatado meu dia ou semana, mas não…apenas coloquei…tomara que chegue…

Bom, chegou e por isso estou aqui para escrever o post e dizer, já enviou um e-mail para o futuro hoje? Não, então clique aqui e conheça o FutuMe.org, nele você pode enviar um e-mail para o futuro, mas seja mais original do que eu e escreva algo relacionado ao seu dia, semana, algo que não se lembrará com facilidade daqui há alguns meses (o mínimo são três meses no futuro).

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